小型广告公司系统化浅看

《小型广告公司系统化浅看》
1. 硬件维护：
A硬盘分区：系统软件 / 资料工具 / 设计制作（共享）
（明确各分区功能，有效系统的管理个人电脑文件）
B软件/字体安装：方正 / 汉仪（英文字体也应有统一的安装选择）
（个人字体的安装，先将字体交主管，审核通过后统一安装）
常用工具软件安装统一、版本统一，升级或重装需向主管申请。
（避免文件格式、版本冲突）
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2. 任务管理：
任务下单给设计师，由下单负责人填单（下单人、设计制作要求、任务时间、接单人等），设计师确认签字，任务完成后设计师通知负责人结单，下单人在任务结束时，也要进行任务单最后确认。
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3. 文件建立：
接到任务，文件夹的建立在设计制作盘上，以客户+项目名称为名，同时建立下一级“资料”文件夹和“缩略图”文件夹，将客户资料拷入“资料”文件夹，设计文件名称明确清晰，避免仅以数字或字母为名，方案设计完成，转存缩略图以便查看，文件名与制作文件统一。
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4. 文件上传：
完成任务：
设计制作任务完成，最终文件保留，其他文件在同目录下建立“其他方案”文件夹，将其余方案筛选视情况保留移到该文件夹中。保留的文件与最终方案缩略图生成，替换原有缩略图。文件整理完毕。
大硬盘整理：
视硬盘大小进行分区，逐一使用，开始建立文件夹。
a. 一级文件夹建立“年份名”（2006）
b. 二级文件夹建立“客户名称”
c. 三级文件夹建立“项目类别名”－印刷、喷绘、设计
以下分项目建立文件夹，每个文件夹一个项目，包括设计文件，缩略图，资料文件。同时建立项目电子文档，方便随时查询检索。上传保存的文件刻录光盘（每单一盘），以减少大硬盘使用次数，保证文件安全性。本机文件移到“资料盘”中“客户文件夹”，删除其他设计方案，仅保留缩略图、资料、最终方案。以半年划分，文件定期删除。以节省工作机的硬盘空间。
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5. 项目档案：
电子文档使用常用办公软件“word，Excel”建立细致的表格，设有：
统一编号、客户名称、项目属性、项目名称、日期。（其中编号作为光碟的标注号，日常调用文件，均使用光碟）
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6. 人员充电
设计师不断地学习，十分重要，流行色，流行元素等。可采取个人在手头无工作情况下，观看画展，书店看书等方式，广告公司有时灵感来源于市场和社会。需要走出去，就不能闷在屋里。公司也应根据情况补充专业书籍，建立公司的书柜，涉及广告行业的方方面面，在不方便外出时，可以借鉴，书籍定期补充，这也将是公司的永久财富。网络也有很多资料，但书籍上所拥有的知识，仍是重要的部分。平时的日常积累，对设计师是成长关键，书籍的配备可以营造出良好的工作氛围和学习，进步环境。因此相关书籍的配备是有必要考虑的。
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7. 工具补充：
设计手稿，在各个工作项目方面都是设计初期很好的设计习惯。从元素的联想，造型的把握，色彩的选择，整体效果的控制都有着重要作用，有效的提高设计成功率，和设计质量的提升，因此相关工具的配备是有必要考虑的，铅笔、彩色铅笔、麦克笔等。纸张也应进行作用的分类，方案打印纸，在使用过一次后收集到统一的地方，未使用的纸张统一放好，纸张可正背使用，节约公司资源消耗，背面可以作为打印、画手稿、洗墨头等公司日常用纸。另外，设计部应在桌上或其他地方存有复印纸一类的低品质普通纸张，可以作为画手稿，方案修改等工作用纸。
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8. 专业理念：
专业的设计公司，要给客户最专业的建议，不仅要清晰的了解客户的合理要求和设计期望，然而由于他们专业知识的欠缺，会出现一些误区，例如时间要求，审美意识、色彩认识。我们要在在接单前和方案提交时，从专业精神出发，用专业知识告诉客户，专业的设计时间、制作时间、方案意图、色彩搭配的缘由，不仅展现了公司的专业能力，也显示出我们的职业素养，我们不是制作公司，是一家专业的设计公司，有时只是两三句话，但是仍可以体现出专业素养。还有，企业有时需要建立自己的企业口号，简单明了，明确公司的从业精神。
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9. 人员配备（发展）：
设计师手头任务不宜过多，设计是高脑力消耗的工作，需要充沛的精力和活跃的思维，体力的消耗，精神疲惫时设计师只能视为制作人员，无法优秀的出色的完成设计。每个设计是一次或数次灵感地捕捉，身体能量的匮乏专业、使设计师停留在空白，甚至步入误区，直接影响方案质量，甚至可能影响公司形象。因此及时的补充人员，尤为重要，在淡季公司可以视人员能力情况进行调整，工作范围也应进行一定的划分。设计总监（艺术指导）、设计师、设计助理（制作）各级设计人员作用和工作都是不同的。
设计助理是最前沿的设计人员，方案制作、改错完善均由设计助理完成，有时仅仅是配合设计师完成一些辅助工作，设计助理多为应届毕业生、非专业院校的从业技术人员，拥有基础的设计意识；
设计师（资深设计），各类别设计师均配有设计助理，随着公司业务增多，设计助理也随之增加（逐步建立各设计部，分管各类项目，跨项合作便于协调，但职责清晰。跨项作业是广告设计公司的初期阶段，随着发展这类工作方式最终淘汰）。设计师主要是设计方案初期明确设计风格，简单制作或绘出清晰手稿，交给设计助理完成方案之作。也是项目初期方案的参予者。制作中，设计师随时辅助设计助理，把握设计风格。设计师是由专业院校毕业，且具有相关从业经验的人员担任，有较好的设计能力，专业理念的人员担任。
设计总监（艺术指导）设计师的方案，均由艺术指导来进行审核，给出设计建议，艺术指导不仅要把握每一次设计方案的艺术含量，设计质量，也要看到每位设计师的不足及时提醒，把握设计师的工作状态，设计思维，心理情绪等。这职位的人，均是多年从事广告行业，也有丰富的行业经验，高水平的设计修养，极强的设计能力，甚至拥有国内或世界相关机构认证的等级证书。是设计部和管理部门的直接联系纽带。有时视客户的重要性，方案的重要性，设计总监要直接与客户见面，在设计方案上更具说服力。
留住人才，长期稳定地设计总监、设计师和设计助理的配合，会使公司进入高效高水平的发展，设计人员的频繁流动对公司弊大于利，关键时刻的人员离开将可能使公司失去长期稳定的客户，稳定的设计队伍，为公司可以应来更多的机会。但是人员的职位危机感，也要长期保持，只有这样设计人员才会不断进步和发展。人员的新进补充、淘汰有效的维持了对原有人员的压力。
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如果以上建议有可行之处，实际执行中，还需适应过程，望能循序渐进，逐步建立公司的制度，成为良好的运作习惯。
（以上仅为个人对一家专业设计公司的粗浅的建议，仅供参考）
关于公司硬件及日常设备的补充建议：
个人上方储物柜：由个人进行使用、整理。主要放置个人或工作常用资料、物品，其卫生也由个人负责。
关于内网与电脑：各机网络编号统一，排序清晰，所有设计部电脑为一工作组，其他部门根据情况各组建工作组，网络名称可设为“部门缩写＋统一编号”，安装统一有效的可升级的杀毒软件，可采用统一升级或各自定期升级，电脑设备要完善，每台电脑有独立的工作能力，缺少硬件的应及时补充，不使用的电脑要自觉关闭。
关于外设设备：打印机的各端点连接线，要贴清标示，编号与电脑网络名称统一。墨盒是高消耗品，且原装墨盒费用不低，应进行统一管理。